HubSpot Schnittstellen – so vermeidest du Datensilos deiner Kundendaten

Verschiedene Tools in verschiedenen Abteilungen führen zu Datensilos, in denen Potenzial verloren geht. Wir zeigen dir die Vorteile von HubSpot Schnittstellen.

Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Tools. Die Konsequenz dabei ist oftmals unvermeidbar: Es entstehen Datensilos und du nutzt damit nicht das gesamte Potenzial deiner Kundendaten. Was sind die Vorteile für Marketing und Sales, wenn du diese Anwendungen mit Schnittstellen verbindest und im CRM alle nötigen Informationen zentral zur Verfügung hast? Wie kannst du vorgehen, wenn du die Daten smart verbinden und nutzen möchtest? Und welche Schnittstellen bietet dir HubSpot?

 

Jedes Mal, wenn du einen Newsletter versenden möchtest, musst du zuerst die Adressen aus diversen Tools wie ERP, Finanzsoftware, Outlook etc. exportieren und in dein CRM oder dein Newsletter-Tool importieren. Deine Bounce-Rate ist dann jeweils erstaunlich hoch und der Erfolg der Kampagne erschreckend tief. Kommt dir diese Situation bekannt vor? Und siehst du in deinem CRM, welche Kontakte gerade eine Offerte erhalten haben und bei welchen anderen wichtigen Kaufentscheidungen bevorstehen?

 

Vermeide Datensilos – nutze dein CRM effizient

Der Sinn und Zweck eines Customer-Relationship-Management-Tools ist, eine zentralisierte und aktuelle Datensammlung deiner Kund:innen und weiterer Stakeholder zu haben, mit der du im Marketing und Sales arbeiten kannst. Wenn die Informationen aber in einzelnen Datensilos über dein gesamtes IT-Ökosystem verteilt sind, wird es schwierig, diese Daten effizient zu nutzen.
Ein CRM, speziell eine Marketing-Plattform wie HubSpot , bringt dir dann einen Mehrwert, wenn du darin nicht nur die Namen und E-Mails deiner Kontakte siehst, sondern auch all die zusätzlichen Informationen zur Hand hast, die nötig sind, um den Kontakt über die gesamte Buyer Journey – von der reinen Newsletter-Abonnentin über den Marketing- und Sales-Qualified-Lead bis hin zum Kunden – zu begleiten. Und danach Kund:innen auch immer wieder zu Up- und Cross-Sales führen kannst. Daher ist es wichtig, die bestehenden Datensilos aufzubrechen und die nötigen Daten miteinander zu verknüpfen

 

Plane deine CRM-Schnittstellen

Um eine CRM-Schnittstelle zu erstellen, würde ich dies wie ein Projekt angehen und eine Schnittstelle nach der anderen planen. Stelle also ein Projektteam zusammen und beginne folgendermassen:

  1. Verschaffe dir einen Überblick über das IT-Ökosystem in deinem Unternehmen.
  2. Finde heraus, welche Softwares bereits miteinander verknüpft sind resp. welche Schnittstellen vorhanden sind.
  3. Lass dir von den jeweiligen Verantwortlichen aufzeigen, welche Daten in den einzelnen Systemen verwaltet werden.
  4. Erstelle ein Zielbild: Welche Daten aus welchem Umsystem benötigst du in Zukunft im CRM? Und welche Daten benötigst du nicht, weil sie zu spezifisch sind und wirklich nur im entsprechenden System benötigt werden? Wie und wann soll eine Datensynchronisation stattfinden? Was soll mit diesen Daten im CRM passieren?
  5. Beachte eventuelle Einschränkungen: Kläre mit der Geschäftsleitung, der IT und den Datenschutzverantwortlichen ab, ob und welche Rahmenbedingungen hier hinsichtlich Informationshoheit, Cybersecurity und Datenschutz gelten.
  6. Priorisiere die nötigen Schnittstellen: Aus welchem System benötigst du regelmässig Informationen? Welche manuellen Importe generieren aktuell den grössten Aufwand?
  7. Evaluiere, ob es bereits eine Standardschnittstelle oder eine Integration gibt? Falls nicht, kläre ab, welche Möglichkeiten für eine programmierte Schnittstelle zur Verfügung stehen, z. B. REST-API, und besprich den Aufwand mit deinem Softwarepartner.
  8. Führe Tests durch, starte mit einem Vorprojekt und wenig Daten.
  9. Wiederhole das Vorgehen für die nächsten Schnittstellen.

 

Schnittstellen beim HubSpot CRM

Wenn du bereits HubSpot als CRM im Einsatz hast oder dies planst, stehen dir hier einige Möglichkeiten zur Verfügung – manuell, mit Integrationen oder per REST-API.

 

Manueller Import von Kontakten

Natürlich kannst du auch in HubSpot Daten manuell aus Excel- oder CSV-Dateien importieren und die Spalten dabei in einem übersichtlichen Import-Dialog gleich deiner CRM-Struktur zuordnen. 

Integrationen aus dem HubSpot Marketplace

Aber ein Blick in den HubSpot App Marketplace zeigt dir, dass dort bereits mehrere hundert Apps für eine Datensynchronisierung zur Verfügung stehen. Diese bieten alle Vorteile einer kundenspezifischen Schnittstelle. Mit diesen Connectors kannst du den beidseitigen Datenaustausch planen sowie benutzerdefinierte Feldzuordnungen, Filterung und Synchronisierung historischer Daten vornehmen. Findest du da bereits Software, die ihr im Einsatz habt?

Entwicklung von individueller Schnittstelle

Wenn keine passende Integration zur Verfügung steht, bietet HubSpot eine vorbildlich dokumentierte REST-API für die Entwicklung von individuellen Schnittstellen und Integrationen. Mit der REST-API wird sichergestellt, dass verschiedene Webanwendungen miteinander kommunizieren können. Wenn du keine Softwareentwickler im Team hast, ziehe ab hier einen Partner hinzu.
Mit dem Operations Hub ermöglicht HubSpot zudem, die Synchronisierung von HubSpot aus zu verwalten, die Kundendaten zu bereinigen und auch die nötigen Prozessautomatisierungen durchzuführen.

 

Zusammenfassung

Wenn du die Vorteile eines zentralen CRM für Marketing und Sales nutzen möchtest, lohnt es sich, Datensilos aufzubrechen, Integrationen zu verwenden und systematisch Schnittstellen zu entwickeln, um einen sauberen Informationsfluss zu gewährleisten. Dann stehen die Kundeninformationen zentral zur Verfügung und können somit für Kampagnen und Verkaufsaktivitäten verwendet werden.

Als HubSpot Partner können wir dich bei der Einführung und Weiterentwicklung deines CRM begleiten und dich auch bei geplanten Schnittstellen unterstützen. Kontaktiere uns für ein erstes, unverbindliches Gespräch.

 


André Urech

André Urech
Senior Consultant
geschrieben am 17. Februar 2023

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